La domiciliation est un passage obligé lors de la création d’une entreprise ou bien d’une association. Cela consiste à désigner une adresse qui servira de siège social à votre entité et qui servira de référence pour toutes vos correspondances officielles.
Les entrepreneurs disposent de plusieurs options : faire domicilier leur entreprise à leur domicile, dans un local commercial ou par l’intermédiaire d’une société de domiciliation. Chacune de ces possibilités a ses propres atouts, ses limites, mais aussi ses exigences juridiques.
Domicilier son entreprise chez soi
Le recours à la domiciliation chez soi est une solution aussi pratique que peu coûteuse. Toutefois, cette solution implique certaines contraintes et nécessite le respect de certaines conditions, par exemple :
- Il faut que le domicile soit le lieu de résidence principal de la personne accueillant l’entreprise ;
- Il ne faut pas que le bail, les règlements de copropriété en vigueur ou les clauses du bail résidentiel s’y opposent ;
- Il faut également prévenir le propriétaire ou le syndic de copropriété que le logement est utilisé à des fins professionnelles.
Le fait de se domicilier chez soi peut mettre à nu tout ce qui relève de notre vie privée, étant donné que notre adresse devra être mentionnée sur toutes les pièces officielles de l’entreprise. En outre, cette solution reste précaire, puisque le délai maximum autorisé pour la domiciliation ne peut excéder les 5 ans. Enfin, le fait de se domicilier chez soi risque de conférer à la société un aspect moins professionnel.
Domicilier son entreprise dans un local loué ou dans un local appartenant à une autre société
Une autre possibilité consiste à domicilier son entreprise dans un local locatif ou dans un local qui appartient à une autre société. Pour ce faire, il est possible de recourir à une entreprise de domiciliation, dont les activités doivent être agréées par le préfet du département et qui doit être inscrite au registre du commerce et des sociétés. Il faut donc signer un contrat de domiciliation dans lequel figurent des informations importantes telles que :
- Le numéro de l’agrément préfectoral ;
- La période initiale de validité du contrat ;
- L’engagement de l’entité bénéficiaire de la domiciliation ;
- L’engagement de la société de domiciliation.
Demander une autorisation de domiciliation
Peu importe le mode de domiciliation que vous choisissez, vous avez généralement besoin de demander une autorisation de domiciliation. Cet accord consiste en un document délivré par le propriétaire du local à usage résidentiel ou le bailleur du local commercial, attestant de son consentement à l’utilisation de ce dernier dans le cadre de votre activité professionnelle.
Le document en question pourra être rédigé à votre guise, toutefois certains renseignements essentiels devront y figurer, tels que :
- Le nom et l’adresse de votre bailleur ;
- Le nom du locataire ;
- Les renseignements relatifs à l’entreprise (type, activité, etc.) ;
- L’adresse du local concerné ;
- La date à laquelle l’autorisation prend effet.
Il est par ailleurs essentiel de souligner que votre activité n’implique pas le passage de clients chez vous, ni le stockage de marchandises.
Les obstacles pouvant entraver l’obtention d’une autorisation de domiciliation
Plusieurs entraves peuvent être rencontrées lors de la demande d’une autorisation de domiciliation. En effet, le bailleur n’est pas obligé de vous accorder une autorisation de domiciliation et peut donc la refuser. De plus, il est possible que des clauses contractuelles ou des dispositions légales entraînent des limitations vous imposant à recourir à une autre méthode de domiciliation.
À titre d’exemple : le contrat de location peut contenir une clause interdisant l’utilisation du local résidentiel à des fins professionnelles, tout comme le règlement de copropriété qui peut interdire l’utilisation de tout – ou d’une partie – des locaux composant l’immeuble. Enfin, il se peut que le code de l’urbanisme de la localité interdise l’utilisation de l’adresse de votre domicile pour l’exercice d’une activité professionnelle.
Donc, le choix du lieu de domiciliation est une décision à caractère stratégique susceptible de conditionner le succès de votre entreprise ou de votre association. Tant au niveau du coût que de la flexibilité, de la visibilité ou encore de la crédibilité, chaque formule de domiciliation a ses propres attraits. Il est dès lors primordial de tenir compte de tous ces éléments pour parvenir à la meilleure orientation possible.
Au bout du compte, le siège social de votre entreprise représente nettement plus qu’une adresse : c’est l’endroit qui vous permet de représenter professionnellement l’image que vous souhaitez donner de votre entreprise.